Projektdokumentation Fachinformatiker Systemintegration

Beginnen wir mit dem, was die Prüfer zuerst sehen, wenn Sie deine Projektdokumentation in die Hand nehmen: Deckblatt und Inhaltsverzeichnis.

Deckblatt: Folgende Angaben solltest du auf deinem Deckblatt anführen:

• Name
• Ausbildungsberuf
• Prüfungsnnummer
• Ausbildungs- oder Praktikumsbetrieb
• Titel deiner Projektdokumentation

Projektziel / Art des Projektes: Zeige, welches Thema du in deiner Projektarbeit behandelst, welches Ziel du damit erreichen willst und welche Projektart du gewählt hast. 

Inhaltsverzeichnis: Nach dem Deckblatt kommt das Inhaltsverzeichnis. Es dient dazu, dem Leser zu zeigen, an welcher Stelle welches Thema behandelt wird. Ein Inhaltsverzeichnis erlaubt es, einen ersten Einblick in die Struktur deiner Projektarbeit zu gewinnen. Ein gutes Inhaltsverzeichnis ist für den Prüfer auch ein erstes Indiz dafür, dass du dich mit einem logischen Aufbau deiner Projektdokumentation beschäftigt hast.

Du erinnerst dich, dass der Prüfer deine Projektdokumentation das erste Mal in den Händen hält? Gut, denn mit der Einleitung kannst du ihn jetzt thematisch abholen.

1. Ausgangssituation bzw. Aufgabe beschreiben: Zeige, warum du gerade dieses Projekt gewählt hast. Beschreibe die Ausgangssituation und den Auftrag, der sich für dich daraus ergibt.
2. Abgrenzung formulieren: Du musst mit deinem Projekt nicht die sogenannte “eierlegende Wollmilchsau” abliefern. Es ist viel besser, wenn du dich auf ein oder wenige Probleme konzentrierst. An dieser Stelle steckst du klar ab, welche Grenzen dein Projekt hat.
3. Betriebliches Umfeld beschreiben: Du führst dein Projekt in einer bestimmten Umgebung durch. Beschreibe das Umfeld detailliert, damit der Prüfer versteht, wo du arbeitest. 
4. Begründe dein Projekt: Zeige, was deine Motivation ist. Warum hast du gerade dieses Projekt ausgewählt und welches Ziel möchtest du damit erreichen?
5. Zeige Schnittstellen auf: In deinem Projekt arbeitest du mit anderen Personen, nutzt verschiedene Anwendungen. Liste auf, welche das sind. So bekommt der Prüfer direkt einen Eindruck von dem Toolset, mit welchem du arbeitest, aber auch mit welchen Personen du zu tun hast.

Während du in der Einleitung die Ausgangslage beschrieben hast, geht es im nächsten Abschnitt deiner Projektdokumentation darum, wie du dein Projekt planst. Dazu gehört auch aufzuzeigen, 

• wie viel Zeit du für dein Projekt eingeplant hast,
• welchen Ressourcen (materiell und personell) du benötigst,
• wie viel dein Projekt kosten wird,
• welches Modell (Kanban, SCRUM etc.) du für dein Projektmanagement nutzt.

Konkret sollte deine Projektplanung folgende Punkte beinhalten:

Ablaufplanung: Stelle den Ablauf deines Projektes mit einem Gantt-Diagramm oder anderen grafischen Elementen dar. Ziel ist es, die einzelnen Schritte deines Projektes und deren Abfolge kenntlich zu machen.

Terminplanung: Wann passiert was und wie lange dauert es? Die Terminplanung kannst du gut mit der Ablaufplanung kombinieren. Tipp: Für deinen Projektantrag musstest du bereits einen groben Zeitplan bzw. Ablaufplan erstellen. Auf den kannst du nun zurückgreifen, sodass du nicht alles von Anfang an neu aufsetzen musst. Allerdings solltest du in deiner Projektdokumentation mehr ins Detail gehen, als du es in deinem Projektantrag musstest.

Ressourcenplanung: Fertige eine Liste aller Arbeitsmittel an, die du für die Umsetzung deines Projektes benötigst. Hierzu gehören sowohl Software als auch physische Sachmittel wie etwa spezielle Hardware oder Werkzeuge. Die Ressourcenplanung kannst du gut in tabellarischer Form darstellen.

Personalplanung: Liste in tabellarischer Form auf, welche Personen du für dein Projekt benötigst, welche Position sie haben, welche Aufgaben sie in deinem Projekt übernehmen und auch, wie lange du sie benötigst. 

Kostenplanung: Wie teuer wird dein Projekt? Mit welchen Kosten rechnest du und um was für Kosten handelt es sich? Am besten stellst du die Kosten in tabellarischer Form dar, das ist am übersichtlichsten. Gib immer die Quellen für die Werte an, mit denen du rechnest. Listest du beispielsweise die Kosten für eine Software auf, dann gib an, woher die Preise stammen. Schätzwerte reichen hier nicht.

Nachdem du die Kosten aufgelistet hast, bist du aber noch nicht am Ende der Kostenplanung angelangt. Denn jetzt musst du noch zeigen, ab wann sich dein Projekt rechnet. Auch die sogenannte “Make or Buy” Entscheidung gehört zur Kostenplanung. Hier zeigst du, warum du dich z. B. für eine Eigenentwicklung und nicht für den Kauf einer bereits existierenden Lösung entschieden hast.

Qualitätssicherung: Ein Projekt steht und fällt mit seiner Qualitätssicherung. Daher darf dieser Punkt in deiner Projektdokumentation auf gar keinen Fall fehlen. Beschreibe, wie und mit welchen Maßnahmen du die Qualität sicherstellst.

Auf die Planungsphase folgt die eigentliche Durchführung. Hier geht es darum zu zeigen, wie du praktisch vorgegangen bist. Dabei solltest du in deiner Projektdokumentation für Fachinformatiker Systemintegration folgende Punkte abdecken:

Analyse des Ist-Zustands: Damit du den Erfolg deines Projektes später auch bewerten kannst, musst du den ursprünglichen Zustand dokumentieren. Das machst du mit einer detaillierten Ist-Analyse.

Soll-Konzept: Nachdem du den Ist-Zustand definiert hast, beschreibst du den Soll-Zustand. Was ist das Ziel deines Projektes, wie soll das Ergebnis aussehen? Gehe hier genauso gründlich und detailliert vor wie bei der Ist-Analyse, damit du später auch beides so gut wie möglich vergleichen kannst.

Lastenheft: Nachdem du den Ist- und Soll-Zustand definiert hast, trägst du die Anforderungen zusammen und definierst sie im Lastenheft.

Entwurf: Basierend auf deinem Lastenheft folgt der nächste Schritt, die Erstellung des Entwurfs. Du zeigst hier, wie du die vorab definierten Anforderungen technisch umsetzen möchtest. Du solltest unter anderem folgendes beschreiben:

• eingesetzte Programme
• benötigte Funktionalitäten
• technische Umgebung
• Sicherstellung der Qualität

Pflichtenheft: Aus dem Lastenheft und dem Entwurf resultiert das sogenannte Pflichtenheft. Hierin beschreibst du, wie du die Anforderungen technisch umsetzen möchtest.

Umsetzung: Nachdem du das Lastenheft und den Entwurf erstellt und basierend darauf das Pflichtenheft erarbeitet hast, geht es an die Umsetzung des Projektes. In deiner Projektdokumentation beschreibst du nun Schritt für Schritt, wie du vorgegangen bist. Das kannst du gerne mit Screenshots o. ä. untermauern, damit der Leser deiner Projektdokumentation besser folgen kann.

Qualitätsmanagement: Innerhalb der Planungsphase hast du bereits beschrieben, wie du die Qualität deines Projektes sicherstellen willst und welche Maßnahmen du hier ergreifst. In diesem Teil deiner Projektdokumentation zeigst du nun, wie du die qualitätssichernden Maßnahmen umgesetzt hast.

Dokumentationen: Nein, hiermit ist nicht deine Projektdokumentation gemeint, sondern die Benutzerdokumentation für dein Projekt. Damit nicht nur du, sondern auch andere wissen, was du in deinem Projekt umgesetzt hast, ist eine ausführliche Dokumentation unerlässlich.
 

Hinweis: Die Benutzerdokumentation kannst du deiner Projektdokumentation als Anhang beifügen, sie wird bei der maximalen Anzahl der Seiten für deine Projektdokumentation nicht mitgezählt.

Nach der Planung und Durchführung kommt der Projektabschluss, z. B. durch die Übergabe an den Kunden oder internen Auftraggeber.

Den Abschluss des Projektes dokumentierst du als Fachinformatiker für Systemintegration ebenfalls in deiner Projektdokumentation. Der Projektabschluss kann wie folgt gegliedert werden:

Abnahme: In diesem Teil beschreibst du die Abnahme des Projektes. Dabei ist es nicht wichtig, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht. Vielmehr sollst du zeigen, dass du die Abnahme dokumentieren kannst, z. B. in Form eines Abnahmeprotokolls. Sollten bei der Abnahme Mängel festgestellt worden sein, werden diese im Protokoll festgehalten.

Soll-Ist-Vergleich: Spätestens jetzt zeigt sich, ob du am Anfang den Ist-Zustand ordentlich erfasst und den Soll-Zustand detailliert beschrieben hast. Denn nun musst du beides miteinander vergleichen. War dein Projekt erfolgreich? Hast du die definierten Ziele erreicht? Zudem solltest du folgendes - am besten tabellarisch - vergleichen:

• Kosten vs. tatsächliche Ausgaben
• Geplante Ressourcen vs. tatsächlich benötigte Ressourcen
• Geplante Zeit vs. tatsächlich benötigte Zeit

Fazit und Ausblick: Zu guter Letzt schreibst du dein Fazit. War dein Projekt erfolgreich oder nicht? Wenn nein, ist das nicht tragisch, denn auch in der Praxis kann es immer mal wieder vorkommen, dass Projekte nicht mit Erfolg abschließen. Aber darum geht es in deiner Projektarbeit auch nicht. Vielmehr soll deine Projektdokumentation zeigen, wie du arbeitest. Formuliere anschließend einen Ausblick, falls es nach Beendigung noch weitere Schritte, wie Support, weitere Ausbaustufen o.ä. gibt.

Deine Projektdokumentation für Fachinformatiker Systemintegration sollte den von deiner IHK definierten Umfang nicht überschreiten. Aber keine Panik: Denn umfangreiche Dokumente, die den Rahmen der Projektdokumentation sprengen würden, kannst du dem Anhang beifügen, z. B.:

• Glossar mit Fachbegriffen und Fremdwörtern
• Kundendokumentation
• Screenshots
• Grafiken
• Literatur

Du bist angehender Fachinformatiker Systemintegration? Wir helfen dir mit unseren Online-Kursen sowohl bei der Vorbereitung auf die Zwischenprüfung als auch auf die Abschlussprüfung.

Bei Fragen beraten wir dich gerne.